Ein Social Intranet für die Zukunft.Faller Packaging.
Das neue Faller Intranet sollte zum wichtigsten Hub werden, das es allen Mitarbeitenden ermöglicht, up to date zu sein – jederzeit und von überall aus. Dafür mussten die Daten aus verschiedenen Abteilungen und Kanälen strukturiert und gegliedert werden. Doch wie in vielen mittelständischen Unternehmen ist dieses Zusammenführen der Datenbasis ein komplexes Unterfangen. Unser Ziel war es dennoch, innerhalb kürzester Zeit ein Intranet zu kreieren, das als MVP die wichtigsten Funktionen wie die News, das Telefonbuch und ein Organigramm enthält. Ausgehend von dieser Lösung kann das System weiter wachsen; und zeitgleich können alle Mitarbeitenden schnell große Verbesserungen wahrnehmen.
Für das Faller Intranet, das auf den Namen "FOX" getauft wurde, wurde zu Beginn eine interne Nutzerumfrage durchgeführt. Aus dieser haben wir die wichtigsten Anforderungen für die Umsetzung abgeleitet. Im Fokus stand dabei eine moderne und userfreundliche UX. Eine einfache und intuitive Bedienung sowohl desktop als auch mobile waren hier unabdinglich. Hinsichtlich Content sollten neben dem News-System relevante Inhalte auch über APIs eingebunden werden können. Das gesamte Intranet Hub sollte außerdem mehrsprachig verfügbar sein und über eine performante Suchfunktion verfügen – damit wirklich jede:r alles findet. Den Abschluss der Anforderungen bildet die Mitarbeitenden- und Abteilungsübersicht: hier sollte es pflegbare Profile und ein großes Organigramm geben, das die gesamte Unternehmensstruktur abbildet.
Bei der Umsetzung haben wir mit Contentful gearbeitet. Der große Vorteil liegt hier in der einzigartigen Usability: Content kann schnell und einfach in vielen Sprachen zur Verfügung gestellt werden. Die Out-of-the-Box-Lösung ermöglicht außerdem eine gute Kollaboration mit verschiedenen Rollenrechten und simplen Freigabeprozessen. Darüber hinaus ermöglichte uns die Contentful-Lösung Inhalte via Schnittstellen einzubinden. Dazu gleich mehr.
Wie Tag und Nacht: Die Definition des Farbsystems, das im Frontend-Toolkit von Anfang an berücksichtigt wurde, ermöglicht einen einfachen Switch vom Dark- zum Lightmode – je nach persönlicher Präferenz der Nutzer:innen. Der (user)freundliche Eindruck wird vom Zusammenspiel von Schriften und Icons abgerundet.
Die Navigation im Fox Intranet erfolgt über das Hamburgermenü – das passend zum Logo die "F" Form hat. Hier sieht man auf einen Blick die Menüpunkte und gelangt schnell zur gewünschten Seite. Im ausgeklappten Zustand bietet es Orientierung – und zugeklappt mehr Fokus auf den eigentlichen Inhalt.
Das Intranet von Faller ist nicht nur social, sondern auch connected: Für das Organigramm werden Daten aus drei Quellen (SAP, HR-Tool Rexx und via Excel-Files vom Server) standardisiert, aufbereitet und damit für die Ausgabe in der Bibliothek bereitgestellt. Und auch die Faller-Marketingmaterialien, die für alle Mitarbeitenden im FOX bereitgestellt werden, sind schlau eingebunden. Sie werden über eine Schnittstelle zum DAM (Data Asset Management) gezogen und bleiben so immer aktuell.
Die News, welche der Hauptbestandteil vom FOX Intranet sind, werden über ein Publishing-System mit einem ausgeklügeltem Rollen- und Rechtesystem erstellt. Alle Informationen werden gezielt in einzelnen Sprach- und Länderversionen für die unterschiedlichen Standorte ausgegeben. Durch Quick-Reactions können alle Mitarbeitenden mit den Nachrichten interagieren – yeaaah 😍.
Von Anfang an war Faller für uns ein tolles Projekt: kollaborative Zusammenarbeit, sprintbasierte Entwicklung, schnelle Entscheidungen – auch über Ländergrenzen hinweg. Und auch in Zukunft warten spannende Erweiterungen und Verbesserungen auf FOX: Aktuell arbeiten wir an einer automatisierten Übersetzungsfunktion der Nachrichten durch eine Integration von DeepL in Contentful. Außerdem steht ein großes Wiki in den Startlöchern: mit Dokumentationen für eine Zentralisierung und Standardisierung der Arbeitsabläufe. Ein evolving Sofware-Projekt, das beim Entwickeln und Erleben Spaß macht – ganz nach unserem Geschmack und zur Zufriedenheit aller Stakeholder und Mitarbeiter:innen.
