Notion ergänzt und ersetzt viele unserer bisherigen Tools, darunter Confluence für Dokumentation und Wissensmanagement, Google Docs für die Texterstellung, Google Sheets für Tabellenkalkulationen und Dropbox für Ablagestrukturen. Dank seiner Vielseitigkeit ist Notion zu einem festen Bestandteil unserer Toolchain geworden, denn es macht Daten und Inhalte einfacher zu finden, zu bearbeiten und zu teilen als viele spezialisierte Lösungen.
Die besondere Stärke von Notion liegt in der Kombination von Struktur und Flexibilität: Es bietet eine klare und übersichtliche Oberfläche, ohne sich in unzähligen Formatierungsoptionen zu verlieren. Im Vergleich zu Confluence ist die Bedienung intuitiver, angenehmer und irgendwie auch niederschwelliger.
Gleichzeitig ermöglicht es die Organisation von Inhalten in Form von Datenbanken, was uns bei vielen Arbeitsprozessen unterstützt. Timelines, Redaktionspläne und beliebige andere große Datensätze lassen sich einfach und übersichtlich erstellen - auch wenn Google Sheets für komplexe Anwendungsfälle das Tool unserer Wahl bleibt.
Im Vergleich zu Tools wie Miro oder Pitch ist Notion kein reines Kreativ- oder Präsentationstool - hier sind wir weiterhin auf spezialisierte Software angewiesen. Auch Jira bleibt für das projektbezogene Aufgaben- und Ticketmanagement unverzichtbar. Stattdessen ist Notion unsere Drehscheibe für alle begleitenden Informationen, Dokumentationen und Organisationsprozesse.
Allerdings ist die Integration mit anderen Tools für unsere Bedürfnisse noch begrenzt. Wir verknüpfen Dokumentationen aus Jira oder Figma mit Notion, aber es gibt keine tiefe Integration mit Tools wie HubSpot oder Slack, Miro oder Google Sheets. Es wäre wahrscheinlich möglich, hier tiefer zu gehen, aber die Integrationen funktionieren in unseren Augen und für unsere Anwendungsfälle einfach nicht so reibungslos. Für unseren Workflow ist das aber ausreichend - Notion dient uns in erster Linie als strukturierte Wissensdatenbank.
Notion kann eine Menge, aber nicht alles. Es wird Tools wie Google Sheets, Miro oder Pitch für uns nicht vollständig ersetzen, aber dafür ist es auch nicht gedacht. Wir sehen Notion als unser digitales Gehirn - aber nicht als unseren ganzen Körper. Es organisiert unser Wissen, hilft bei der Dokumentation und erleichtert die Zusammenarbeit, aber spezialisierte Werkzeuge für Design, Planung oder technische Umsetzung bleiben bestehen.
Ein Nachteil ist die begrenzte visuelle Anpassungsfähigkeit. Während andere Tools mit ausgefeilten Gestaltungsmöglichkeiten glänzen, bleibt Notion bewusst einfach gehalten. Das kann aber auch ein Vorteil sein: Durch die reduzierten Gestaltungsmöglichkeiten bleibt der Fokus auf dem Inhalt und die Versuchung, sich in Designspielereien zu verlieren, entfällt. Außerdem bleibt unser Becklyn-Arbeitsbereich dadurch sauber und einheitlich.
Die bereits erwähnte Integration anderer Tools ist unserer Meinung nach ebenfalls noch ein Manko. Im Idealfall könnte Figma nahtlos integriert werden, um Feedback zu sammeln usw. Solange aber selbst die Integration von Dateien und Bildern noch verbesserungswürdig erscheint, bleibt Notion in erster Linie die Drehscheibe, von der aus Links zu anderen Tools erstellt werden.
Die mächtigen Datenbanken sind unser absolutes Lieblingsfeature. Anfangs mögen sie komplex oder vielleicht sogar einschüchternd wirken – doch nach den ersten Experimenten eröffnen sie ein Universum an Möglichkeiten. Sie lassen uns in jeglichen Anwendungsfällen, Daten und Inhalte in verschiedenen Ansichten darstellen – ob als Tabelle, Kanban-Board oder Liste. Damit organisieren wir Projekte, Kundeninfos, Redaktionspläne und vieles mehr.
Wie nutzen wir Notions Datenbanken für das Projekt-Tracking?
Datenbanken sind das Herzstück unserer Notion-Nutzung. Wir setzen sie für unterschiedlichste Anwendungsfälle ein:
Projektübersichten: für das gesamte Team
Modulübersichten: für interne und externe Dokumentation
Kanban-Boards: zum Tracking von strategischen Maßnahmen
To-Do-Listen: für individuelles Aufgabenmanagement
Benefit Overview: als strukturierte Übersicht für unser Team
People Overview: mit Steckbriefen zu jeder Person
Redaktionspläne: für unser Magazin und Social Media
… and many more
Durch die flexiblen Ansichten und Filtermöglichkeiten können wir Datenbanken individuell anpassen, an vielen Stellen wiederverwenden und für unterschiedliche Workflows nutzen.
Unsere Teamspaces & Seitenstruktur sorgen dafür, dass Dokumente nicht nur existieren, sondern auch sinnvoll verknüpft sind. Jedes Team hat seinen eigenen Space, es gibt einen allgemeinen Bereich für alle und persönliche Notizräume helfen bei der individuellen Organisation. In Verbindung mit Datenbanken haben wir auch projektbezogene Bereiche – die wir teilweise auch als Shared Spaces mit unseren Kunden nutzen, dazu weiter unten mehr.
Wie ist unser Notion-Space strukturiert?
Unser Notion-Space ist in verschiedene Bereiche unterteilt: Wir haben dedizierte Spaces für Kundenprojekte, die teilweise auch mit Kunden geteilt werden. Standardisierte Projekt-Templates sorgen hier für Konsistenz und Effizienz.
Daneben gibt es Teamspaces für unsere verschiedene Fachbereiche, in denen die Teams projektübergreifende Ressourcen ablegen, Wissen teilen und Notizen oder Dokumentationen sichern können.
Natürlich haben wir auch einen allgemeinen Becklyn-Bereich für alle Mitarbeitenden. In unserer geteilten Knowlegde-Base bieten wir einen Überblick über Themenbereiche wie People, Culture und Strategie und legen agenturinterne Details wie Zugänge, Tool FAQs oder How-Tos ab.
Und da Notion auch die Möglichkeit bietet, private Seiten anzulegen, kann jede:r auch Notion für individuelle Notizen und To-Dos nutzen.
Diese Struktur sorgt dafür, dass alle schnell an die für sie relevanten Informationen kommen und dort dort effizient zusammenarbeiten können – sei es an Projekten, in der Wissensvermittlung oder bei der Organisation interner Themen.
Die simplen und intuitiven Content-Styling-Optionen sind ebenfalls ein Gamechanger. Durch Überschriften, Toggles und Markierungen lassen sich Informationen klar strukturieren, wodurch Inhalte leichter und schneller erfassbar sind. Dies hilft ungemein dabei, Dokumentationen oder Meeting Notes lebendig zu halten und wichtige Inhalte hervorzuheben. Gleichzeitig gibt es nicht zu viel Gestaltungsspielraum, sodass alles clean und einheitlich bleibt.
Ein weiteres unterschätztes aber dennoch unverzichtbares Feature ist die Suchfunktion. Sie funktioniert mittlerweile KI-gestützt und ermöglicht es, Informationen blitzschnell wiederzufinden – ein großer Vorteil in einer Agentur, in der Wissen ständig wächst.
Nicht zuletzt machen die Möglichkeiten zur Kollaboration Notion wertvoll für uns. Kommentieren, gemeinsam an Seiten arbeiten und Inhalte in Echtzeit anpassen, Verantwortlichkeiten zuweisen, Änderungen nachverfolgen – all das erleichtert die Abstimmung im Team. Auch die Möglichkeit, einzelne Seiten zum Betrachten oder Bearbeiten mit Kunden zu teilen, ist für unsere Arbeit sehr praktisch und verstärkt den Aspekt der Single-Source-of-Truth.
Nun haben wir von vielen Lieblingsfunktionen gesprochen, doch wie steht es um das "smarteste" Feature? Denn Notion hat inzwischen eine integrierte KI, die dabei helfen kann, Inhalte zusammenzufassen oder intelligente Datenbankfelder zu erstellen. In der Praxis ist das oft nützlich, aber nicht revolutionär – für uns eher ein praktisches Add-On als ein Must-Have. Notion AI ist ein sanfter Einstieg in die Welt der KI-gestützten Produktivität, kommt aber bislang nicht an spezialisierte KI-Tools wie ChatGPT heran. Trotzdem schätzen wir, dass sie nahtlos integriert ist und ohne zusätzliche Hürden genutzt werden kann.
Notion ist kein Tool für kreative Spielereien – und das ist auch ganz gut so. Es setzt auf eine klare Struktur und eine feste Ordnung, die verhindert, dass man sich verzettelt. Trotzdem bietet es eine hohe Anpassbarkeit: Wer sich die Zeit nimmt, kann Workflows optimieren (und sogar automatisieren!) sowie Informationen sinnvoll miteinander verknüpfen.
Entscheidend für uns ist, dass Notion nicht nur von einer Abteilung genutzt wird, sondern interdisziplinär im gesamten Unternehmen. Dadurch entsteht ein gemeinsames, unternehmensweites Wissensmanagement, das nicht isoliert in einzelnen Bereichen steckt.
Ein weiteres Plus: Notion funktioniert sowohl für oberflächliche Nutzung – etwa für Meeting-Notes – als auch für Power-User, die komplexe Datenbanken mit Relationen, Automatisierungen und Filtern aufbauen. So findet jeder seinen individuellen Workflow.
Notion ist für uns weit mehr als ein einfaches Notiztool. Es hat sich zu einem unverzichtbaren Bestandteil unseres Arbeitsalltags entwickelt, weil es uns hilft, Wissen zu strukturieren, Prozesse effizienter zu gestalten und den Überblick zu behalten. Trotz gewisser Einschränkungen – insbesondere bei Integrationen und visueller Anpassbarkeit – bietet es einen riesigen Mehrwert für unsere Agentur. Auch wenn Notion – zum Glück – unser Denken (noch) nicht ablöst, entlastet uns Notion als digitales Gedächtnis, und ist damit erst mal nicht mehr wegzudenken.